Outlook | Perfectionnement Mixte : présentiel / à distance

Cette formation vous permettra d'approfondir l'utilisation des fonctions avancées d'Outlook pour gagner en efficacité et optimiser votre organisation.

• Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
• Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
• Créer une réunion et inviter des participants
• Créer une tâche, la rendre périodique et l'assigner à un collaborateur
• Archiver ses messages
• Gérer l'absence de bureau
• Déléguer un module d'Outlook

Retour sur les principales fonctionnalités 

• Configurer le niveau d'importance des messages
• Critère de diffusion
• Accusé de réception et confirmation de lecture
• Configurer les options de remise
• Suivre des message
• Catégoriser des messages

Utiliser le gestionnaire d'absence de bureau

• Activer et désactiver l'absence du bureau

• Créer une règle de gestion serveur automatique 

Organiser les messages avec les dossiers

• Rappel sur la création d'un dossier
• Personnaliser l'affichage d'un dossier
• Rappel sur les règles de tri
• Création d'un dossier de recherche
• Configuration et utilisation des actions rapides

Archiver ses messages

• Sauvegarder un message dans un fichier .msg
• Utiliser les fichiers de données Outlook .pst
• La date d'expiration des messages
• Configurer les options d'archivage automatique
• Lancer un archivage ponctuel

Créer un rendez-vous dans le calendrier

• Créer un nouveau rendez-vous ou un évènement
• Mettre un rappel à un rendez-vous
• Modifier et supprimer un rendez-vous
• Créer une récurrence
• Prendre des notes dans un rendez-vous

Planifier une réunion

• Inviter des participants à une réunion
• Participation obligatoire et facultative
• Gérer les réponses à une invitation
• Utiliser l'assistant planification
• Répondre à une demande de réunion
• Créer une réunion en ligne (Teams) programmée ou instantanée

Personnaliser le calendrier

• Modifier l'affichage du calendrier
• Les options du calendrier : jours fériés, semaine de travail, horaires de bureau, …
• Personnalisation des catégories
• Ajouter un autre calendrier
• Afficher le calendrier de ses collaborateurs

Créer une tâche

• Créer une tâche simple et définir une échéance
• Créer une tâche périodique
• Assigner et récupérer une tâche
• Utiliser les options Viva Insights

Déléguer un module d'Outlook

• Déléguer un module d'Outlook
• Ouvrir un module délégué
• Utilisation d'un calendrier délégué
• Présentation de l'option "privé" dans les contacts, tâches et rendez-vous

• Toute personne souhaitant utiliser les fonctions avancées d'Outlook.

Docaposte Institute propose plusieurs dispositifs pédagogiques adaptés aux apprenants :

• Formation en présentiel
• En groupe (inter-entreprises ou intra-entreprise)
• En individuel (monitorat)
• En journée ou en cours du soir (sur demande spécifique)
• Formation en distanciel
• Distanciel synchrone
• Distanciel asynchrone

• Connaissance de l'environnement Windows
• Utilisation régulière du module messagerie d'Outlook et connaissances des fonctionnalités de base

• Apports des connaissances communes.
• Mises en situation sur le thème de la formation et des cas concrets.
• Méthodologie d'apprentissage attractive, interactive et participative.
• Equilibre théorie / pratique : 60 % / 40 %.
• Supports de cours fournis au format papier et/ou numérique.
• Ressources documentaires en ligne et références mises à disposition par le formateur.
• Pour les formations en présentiel dans les locaux mis à disposition, les apprenants sont accueillis dans une salle de cours équipée d'un réseau Wi-Fi, d'un tableau blanc ou paperboard. Un ordinateur avec les logiciels appropriés est mis à disposition (le cas échéant).

En amont de la formation

• Recueil des besoins des apprenants afin de disposer des informations essentielles au bon déroulé de la formation (profil, niveau, attentes particulières...).
• Auto-positionnement des apprenants afin de mesurer le niveau de départ.

Tout au long de la formation

• Évaluation continue des acquis avec des questions orales, des exercices, des QCM, des cas pratiques ou mises en situation...

A la fin de la formation

• Auto-positionnement des apprenants afin de mesurer l'acquisition des compétences.
• Evaluation par le formateur des compétences acquises par les apprenants.
• Questionnaire de satisfaction à chaud afin de recueillir la satisfaction des apprenants à l'issue de la formation.
• Questionnaire de satisfaction à froid afin d'évaluer les apports ancrés de la formation et leurs mises en application au quotidien.

Nos formations peuvent être adaptées à certaines conditions de handicap. Nous contacter pour toute information et demande spécifique.